Kommunen er pliktig til å ha arkiver.  Dokumenter som er mottatt eller lagt fram for kommunen, som kommunen selv har opprettet og som gjelder kommunens ansvarsområde er definert som saksdokumenter iht offentleglova § 4. Saksdokumenter skal journalføres og arkiveres og skal som hovedregel bevares for all ettertid. 

• Bevaring av arkiv vil si at arkivmaterialet først lagres i kommunen og deretter overføres til arkivdepot. 
• Kassasjon vil si at en sletter eller destruer arkivmateriale etter en viss tid til tross for at det dokumenterer saksbehandling. Dette fordi  dokumentasjonens verdi anses som kortvarig. Arkivmateriale som skal kasseres overføres ikke til depot.  

Bevaring av arkiver er lovpålagt. Kassasjon av arkiver er iht endrede forskrifter tillatt dersom det framgår av kommunens egne retningslinjer  eller ved egen tillatelse fra Riksarkivaren. Se arkivlovens § 9. 

Forskriften med endrede bevarings- og kassasjonsbestemmelser for kommunens arkiver skapt etter 1950 gjøres gjeldende fra 1. februar 2014. Bestemmelsene inngår som kapittel IV og V i forskrift om behandling av offentlige arkiver  av 1.12.1999 nr 1566.  Det vises også til Riksarkivarens nettside vedrørende bevaring og kassasjon. 

Den nye forskriften inneholder oversikt over hva kommunene som et minimum er lovpålagt å bevare.  Den enkelte kommune må selv definere ytterligere bevaring (merbevaring) og hva som eventuelt kan kasseres og til hvilket tidspunkt.  Arbeidet med å lage egne retningslinjer for kassasjon i kommunale arkiver er iverksatt.  Interkommunalt arkiv Vest-Agder IKS (IKAVA) leder arbeidet og Kristiansand kommune deltar sammen med andre representanter fra eierkommunene. Når de nye kassasjonsreglene er vedtatt i kommunen vil rutiner for sletting og destruering etableres.  

All kassasjon i vår kommune utsettes inntil lokale bevarings- og kassasjonsregler hjemlet i ny forskrift foreligger.  Arbeidet med reglene antas ferdigstilt i overgangen 2015/2016. Riksarkivaren har utgitt en veileder som skal danne grunnlaget for kommunenes retningslinjer. Vedtatte retningslinjer for Kristiansand kommune vil bli inngå i arkivplanen.

Kassasjonsregler skal vi for øvrig forstå slik at tillatelse til kassasjon er relativ, mens krav om bevaring er absolutt.  Kassasjonsreglene som utarbeides felles for kommunene i Vest-Agder er en veiledning. Den enkelte kommune må deretter gjøre en vurdering om saksfelt som er foreslått kassert likevel skal bevares (merbevaring).   Dokumentsenteret må i samråd med saksbehandlerne gjøre en kassasjonsvurdering.  Det skal klart framgå av arkivplanen hvilke saksfelt som er vurdert bevart og hvorfor.