Utskriftsvennlig versjon

Bevaring og kassasjon

Kommunen er pliktig til å ha arkiver.  Dokumenter som er mottatt eller lagt fram for kommunen, som kommunen selv har opprettet og som gjelder kommunens ansvarsområde er definert som saksdokumenter iht offentleglova § 4. Saksdokumenter skal journalføres og arkiveres og skal som hovedregel bevares for all ettertid. Arkivplikten omfatter både analoge og digitale saksdokumenter.

  • Bevaring av arkiv vil si at arkivmaterialet først lagres i kommunen og deretter overføres til arkivdepot. 
  • Kassasjon vil si at en sletter eller destruer arkivmateriale etter en viss tid til tross for at det dokumenterer saksbehandling. Dette fordi  dokumentasjonens verdi anses som kortvarig. Arkivmateriale som skal kasseres overføres ikke til depot.  

Bevaring av arkiver er lovpålagt. Kassasjon av enkelte saksfelt eller arkivserier er tillatt dersom det foreligger vedtak fra Riksarkivaren eller at kommunen har fattet vedtak om kassasjon for et konkret saksfelt og hjemlet dette i forskrift med bevarings- og kassasjonsbestemmelser.    Se arkivlovens § 9

Forskriften med endrede bevarings- og kassasjonsbestemmelser for kommunens arkiver skapt etter 1950 er iverksatt fra 1. februar 2014. Bestemmelsene inngår som kapittel IV og V i forskrift om behandling av offentlige arkiver    av 1.12.1999 nr 1566.  Det vises også til Arkivverkets nettside  vedrørende bevaring og kassasjon i kommunene

Den nye forskriften inneholder oversikt over hva kommunene som et minimum er lovpålagt å bevare. Dette er et absolutt krav.  Den enkelte kommune må selv definere ytterligere bevaring (merbevaring) og hva som eventuelt kan kasseres og til hvilket tidspunkt.  Riksarkivaren har utgitt en veileder som skal danne grunnlaget for kommunenes retningslinjer.

I Kristiansand kommune er det arkivsjef som beslutter kassasjon eller merbevaring iht forskriftens kap IV og veilederen fra Riksarkivaren. Arkivsjef har dialog med egen ledelse og sektoren saksfeltet tilhører ved beslutning om kassasjon. Depot involveres også i forkant.  Vedtakene registreres i sak/arkivsystemet i samlesak i tillegg til arkivplanens punkt under Arkivserier og /eller Elektronisk system. Myndigheten til å beslutte kassasjon eller merbevaring er ikke delegert videre fra arkivsjef.

I forbindelse med ny personvernlovgivning er det større fokus på retting og sletting av egne personopplysninger. Dersom disse inngår i arkiver må det sendes søknad til Datatilsynet som innhenter uttalelse fra Riksarkivaren. . Dersom det mottas et vedtak om sletting skal arkivsjef involveres i sletteprosessen og bekrefte slettingen i aktuell sak i sak/arkivsystemet. Kommunen har ikke myndighet til å avgjøre sletting selv.

  

Laster...