Kommunen er pliktig til å ha arkiver. Dokumenter som er mottatt eller lagt fram for kommunen, som kommunen selv har opprettet og som gjelder kommunens ansvarsområde er definert som saksdokumenter iht offentleglova § 4. Saksdokumenter skal journalføres og arkiveres og skal som hovedregel bevares for all ettertid. Arkivplikten omfatter både analoge og digitale saksdokumenter.
- Bevaring av arkiv vil si at dokumentasjon som er underlagt journalførings- og arkivplikt bevares for all ettertid. I vår kommune overføres eldre arkiver til interkommunalt arkivdepot.
- Kassasjon vil si at en sletter og tilintetgjør journalførings- og arkivpliktig dokumentasjon etter et visst antall år. Det kan omfatte deler av saksfelt, arkivdeler eller hele arkivserier. Kassasjon kan kun utføres med hjemmel i lov eller enkeltvedtak. Det er kun anledning til å kassere saksfelt som er konkret beskrevet i Riksarkivarens forskrift. Kommunen bestemmer selv antall år før kassasjon.
Bevaring av arkiver er lovpålagt. Kassasjon av enkelte saksfelt eller arkivserier er tillatt dersom det foreligger vedtak fra Riksarkivaren eller at kommunen har fattet vedtak om kassasjon for et konkret saksfelt og hjemlet dette i forskrift med bevarings- og kassasjonsbestemmelser. Se arkivlovens § 9.
Forskriften med endrede bevarings- og kassasjonsbestemmelser for kommunens arkiver skapt etter 1950 er iverksatt fra 1. februar 2014. Bestemmelsene inngår i kapittel 7 i forskrift om behandling av offentlige arkiver med ikrafttredelse 01.01.2018. Det vises også til Arkivverkets nettside vedrørende bevaring og kassasjon i kommunene.
I Kristiansand kommune er det arkivsjef som beslutter kassasjon eller merbevaring iht forskriftens kap 7 og veilederen fra Riksarkivaren. Arkivsjef har dialog med egen ledelse og sektoren saksfeltet tilhører ved beslutning om kassasjon. Depot involveres også i forkant. Vedtakene registreres i sak/arkivsystemet i samlesak i tillegg til arkivplanens punkt under Arkivserier og /eller Elektronisk system. Myndigheten til å beslutte kassasjon eller merbevaring er ikke delegert videre fra arkivsjef.
I forbindelse med ny personvernlovgivning er det større fokus på retting og sletting av egne personopplysninger. Dersom disse inngår i arkiver må det sendes søknad til Datatilsynet som innhenter uttalelse fra Arkivverket. Dersom det mottas et vedtak om sletting skal arkivsjef involveres i sletteprosessen og bekrefte slettingen i aktuell sak i sak/arkivsystemet. Kommunen har ikke myndighet til å avgjøre sletting selv. Dersom det kommer søknad om sletting av opplysninger som ikke er personopplysninger, er det Arkivverket som har myndighet til å innvilge eller avslå. Retting utføres ved å registrere supplerende dokumentasjon med henvisning til aktuell opplysning.
Det er pr 2018 ikke gjort noen vedtak om kassasjon med hjemmel i bevaring- og kassasjonsforskriften i Kristiansand kommune. Som følge av kommunesammenslåing og større ordningsprosjekter ved vårt interkommunale arkiv, kan det være aktuelt med kassasjonsvedtak i forhold til avlevering av papirarkiver. Det iverksettes ikke kassasjonsvedtak for de digitale arkivene som dannes.
