Oversikt over arkivlokaler i kommunen og regler for adgang til arkivlokaler:

Daglig arkiv (Songdalsvegen 120): kun tilgengelig med kode for ansatte ved Dokumentsenteret

Bortsettingsarkivene:

• Kjeller i Rådhusgata 26, Kristiansand (alle arkivdeler): kun tilgjengelig med adgangskort for ansatte ved Dokumentsenteret
• Arkivrom i kjeller i Gyldengården, Gyldenløves gate 23, Kristiansand (arkiv for NAV, Barnevern og Helse og sosial): tilgjengelig for ansatte ved Dokumentsenteret med adgangskort og nøkkel (avleveres i 2021)
• Arkivrom i kjeller Tangvall rådhus, Rådhusveien 1 (alle arkivdeler): tilgjengelig med adgangsbrikke for to arkivarer fra tidligere Søgne kommune
• Arkivrom kjeller Tangvall rådhus, Rådhusveien 1 (arkiv for Eiendom, Ingeniør og Areal): tilgjengelig med nøkler (en hos ingeniør på Helsehuset Tangvall, en hos person på Innbyggertorget Tangvall og en arkivar fra tidligere Søgne kommune)
• Kjeller på Helsehuset Tangvall, Rådhusveien 3 (arkiv for Enhet for Helse): tilgjengelig med en nøkkel hos Helsestasjonen
• Søgne omsorgssenter, Kleplandsveien 15 (arkiv for Fysio/ergoterapi og Frisklivssentralen) (avleveres IKAVA 2020/2021)
• 1. etg. i Rådhuset Nodeland, Songdalsvegen 53: tilgjengelig med adgangskort for to arkivarer fra tidligere Songdalen kommune og en ansatt ved Innbyggertorget
• Arkivrom i kjeller i Noden, Songdalsvegen 48: tilgjengelig med nøkler (en på legekontoret, en på helsestasjon og en for arkivar fra tidligere Songdalen kommune) 
• Arkivrom kjeller i Songdalstunet, Songdalsvegen 60: tilgjengelig med nøkler (to på Songdalstunet og en for arkivar for tidligere Songdalen kommune)

Her bør det tas med noe om hvordan arkivlokalene holdes under oppsyn. Hvor ofte skal noen innom for å sjekke at alt er ok i  lokalene.
Kommunen har flere dagligarkiv, ta med disse - steder der post journalføres skannes inn i andre systemer enn sak/arkiv.

Daglig arkiv:

Dagligarkiv kan oppbevares i vanlige kontorrom. Slike rom må likevel tilfredsstille disse kravene:

• Røyking og annen brannfarlig virksomhet skal være forbudt.
• Rommet kan kun inneholde elektrisk utstyr som er nødvendig for virksomheten i arkivlokalet.
• Rommet skal være sikret mot vann og fukt. Det skal ikke tas i bruk lokaler som man vet kan være truet av flom eller oversvømmelse.
• Det skal ikke være sikringsskap o.l. i rommet.
• Bygningsdelene i rommet skal minst ha brannmotstandsevne REI 30 og være utført i materialar som er avgrenset brennbare. Arkivlokalet skal ha håndslukkingsapparat .
• Rommet skal ha stabilt klima, med vanlig romtemperatur og relativt luftfuktighet rundt 50 %.

Kontorrom der en har arkiv, skal gå inn i det ordinære sikkerhetsopplegget for bygningen. Arkivmaterialet skal være sikret mot ulovlig tilgang og mot innbrudd, dessuten skal det være regler for hvem som har adgang til arkivlokalet.

Bortsettingsarkiv:

Arkiv som har blitt skilt ut etter periodisering skal normalt overføres til bortsettingsarkiv, men kan også oppbevares i kontorlokale hvis de er i hyppig bruk. Med hyppig bruk regnes minst en gang i uken. Arkivmaterialet i bortsettingsarkivet skal normalt avleveres til depot når det er 25 år gammelt. Avvik fra denne regelen må avtales med ledelsen for kommunens depotordning.

Arkivmaterialet bør være ordnet slik at bevaringsverdig og kassabelt materiale er oppbevart hver for seg. De journalførende enhetene har selv ansvaret for å holde vedlike systematikk og orden i bortsettingsarkivene.

Arkivlokale som skal benyttes til bortsettingsarkiv skal kunne klassifiseres som spesialrom for arkiv. I tillegg til kravene for dagligarkiv skal spesialrom for arkiv tilfredsstille disse kravene:

• Tilfluktsrom skal ikke brukes som arkivlokale, annet enn til oppbevaring av arkivmateriale som er vedtatt kassert etter en viss tid.
• Lokalene skal være innredet slik at arkivmaterialet ikke står tett inntil vegger og tak eller rett på golvet.
• I spesialrom for arkiv skal det ikke være vannrør.
• I spesialrom for bortsettingsarkiv skal bygningsdelene minst ha brannmotstandsevne REI 60 og utføres i materialer som er avgrenset brennbare.
• Spesialrom for arkiv skal ha selvlukkende dør. De skal normalt ikke ha vinduer.
• Reoler skal være av ikke brennbart materiale.
• Spesialrom for arkiv skal ha automatisk brannalarm.
• Spesialrom for arkiv skal være sikret med særskilt innbruddsalarm
• Spesialrom skal varmes opp med varmekabler i gulv eller i egne vernekonstruksjoner eller med varmluftsanlegg.

Arkivskap med brannmotstandsevne EI 90 eller høyere kan brukes til oppbevaring av bortsettingsarkiv, i stedet for spesialrom.

Depotarkiv:

Kommunen er forpliktet etter arkivloven til å ta vare på sine arkiver og holde dem tilgjengelig for innsyn i samtid og ettertid. Dette gjelder eldre og avsluttede arkiver, både papirbaserte og elektroniske. Minimumskravene til arkivdepot er at det løpende ansvaret for eldre og avsluttede arkiv blir plassert et sted, at man har de nødvendige lokaler for å oppbevare arkivene, og at det etableres rutiner for å følge kravene i arkivforskriften. Kommuner og fylkeskommuner kan overføre depotoppgaver til en interkommunal depotordning.

Depottjenesten er ansvarlig for behandling av søknader om innsyn i eldre og avsluttede arkiver. For innsyn i nyere arkiver, se: Innsyn offentlig journal.

Kommunen har vedtatt at Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder skal overta oppgaven som depot for eldre og avsluttede arkiv. Ved en slik ordning vil kommunen fortsatt ha eiendomsretten til det avleverte materialet. Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder vil bli ansvarlig for ordning, katalogisering, vedlikehold og ekspedisjoner fra de avleverte arkivene. Depotordningen vil reguleres av en egen avtale mellom kommunen og Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder. Inntil en slik ordning er på plass, gjelder følgende:

Ansvaret for depottjenesten, herunder vedlikehold av systematikk og orden i depotarkivet, ligger hos faglig leder av arkivdepotet. Retningslinjer for avlevering til arkivdepot vil bli utarbeidet av faglig leder og tatt med i arkivplanen. Inntil den er utarbeidet, henvises det til: Avleveringsbestemmelser depot.

De mest sensitive personregistrene skal avleveres til Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder normalt senest 10 år etter at de har gått ut av bruk. Det avleverte materialet skal være renset og arkivbegrenset. Det skal også være listeført, slik at det går fram hvilke personer materialet omfatter. For nærmere regler for avlevering av personregister, se: Avlevering av personregistre.