Arkivdokumentene som dokumenterer saksbehandling og vedtak hos en arkivskaper skal arkivlegges og som hovedregel bevares for ettertiden. Bevaring av arkiv vil si at arkivmateriale blir oppbevart for framtiden og avlevert til arkivdepot. Kassasjon vil si at arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling og hatt verdi som dokumentasjon, blir tatt ut av arkivet og slettet eller destruert. Arkivloven fastsetter i § 9 at man må ha spesiell tillatelse fra Riksarkivaren for kassasjon som ikke har hjemmel i forskrifter utgått fra arkivloven.

Arkivforskriften fastsetter følgende om bevaring og kassasjon:

§ 15.Bevaringspåbod

Dersom ikkje Riksarkivaren fastset noko anna gjennom enkeltvedtak eller forskrift, skal følgjande materiale alltid bevarast:

§ 16.Kassasjon

Organet skal utarbeide kassasjonsreglar for materiale som ikkje er omfatta av arkivavgrensinga i § 14 eller bevaringspåbodet i § 15. Kassasjonsreglane skal gi oversikt over kva som skal bevarast, og kva som kan eller skal kasserast. Det kan òg fastsetjast kor lenge materialet skal oppbevarast før kassasjon.

Riksarkivarens forskrift om bevaring og kassasjonsreglar for kommunar og fylkeskommunar, er Riksarkivarens tekniske forskrifter kap 7.https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2017-12-19-2286?q=riksarkivarens%20forskrift. Arkivverket har også utarbeidet en veileder til bevaring og kassasjon i kommunal sektor.

Kommunen skal utarbeide en bevarings- og kassasjonsplan som inneholder kassasjonsfrister for de enkelte dokumenttyper.

Plan for bevaring og kassasjon for Kristiansand kommune

Myndighet

Arkivsjef i Kristiansand kommune er delegert arkivmyndighet fra kommunedirektøren via organisasjonsdirektøren - jf delegasjonsreglement gjeldende fra og med 1. januar 2020.

Virkeområde

Ved kommunesammenslåing fra 1. januar 2020 ble eierskap til arkivene etter de tre kommunene overført Kristiansand kommune. Plan for bevaring og kassasjon omfatter derfor alle arkivene fra før 2020 og arkivene skapt fra og med 1. januar 2020 i nyetablert kommune.

Bakgrunn

Bestemmelser om bevaring og kassasjon er regulert i arkivforskrifta § 15 og Riksarkivarens forskrift - Kapittel 7, fra § 7-21 for det som gjelder kommuner.

Kommunen kan bestemme at materiale der det ikke er krav om langtidsbevaring skal kasseres. Det er samtidig kommunens plikt å påse at materiale som skal kasseres faktisk blir tilintetgjort.

Bestemmelsene i kapittel 7 angir minimumskravene for hvilke sakstyper som er pålagt bevaring for all ettertid. Det er opp til den enkelte kommune å bevare mer dokumentasjon, fra en eller flere sakstyper.   

Iht arkivforskrifta § 15 skal følgende alltid bevares:

§ 15.Bevaringspåbod

Dersom ikkje Riksarkivaren fastset noko anna gjennom enkeltvedtak eller forskrift, skal følgjande materiale alltid bevarast:

a.     arkivmateriale frå 1950 eller før, etter at arkivavgrensning er utført

b.     presedenssaker og andre saker av prinsipiell karakter, også innafor saksgrupper som kan eller skal kasserast

c.     journalar medrekna journaldatabaser og journalregister

d.     arkivplanar

Vedtak om bevaring og kassasjon

I Kristiansand kommune skal det praktiseres merbevaring. Alt som er underlagt journalføringsplikt i henhold til gjeldende lovgivning skal som hovedregel overføres til arkivdepot for bevaring for all ettertid. Det omfatter alle saksfelt, både det som journalføres i sak/arkivsystem og alle øvrige fagsystemer som inneholder journalføringspliktige saksfelt.

I samarbeid med arkivdepot kan det utføres mediekonvertering for kassasjon dersom kriteriene for dette oppfylles. Det betyr digitalisering av papirarkiver med påfølgende kassasjon av originalarkivet.

Det skal uansett ikke utføres plukk-kassasjon, verken i analoge eller digitale arkiver.

Unntak fra vedtak om merbevaring

• Ved overføring til arkivdepot kan det være aktuelt å vurdere kassasjon av hele saksfelt i de digitale arkivene. Dette må utføres før det tas lovpålagte arkivuttrekk, jf kravet om at materialet faktisk blir tilintetgjort ved kassasjon. 

• Dersom Riksarkivaren (eventuelt Datatilsynet) fatter enkeltvedtak om sletting av opplysninger eller hele dokumenter, skal kommunen umiddelbart utføre slettingen. Kommunen er også ansvarlig for å formidle slettevedtaket til eventuelle andre virksomheter dersom opplysningen eller dokumentet er videresendt som ledd i saksbehandlingen.  

Begrunnelse

Kommunen skal praktisere merbevaring da vi ut fra historien vet at det er umulig å forutsi hva framtiden kan ha behov for av opplysninger. Det gjelder spesielt forskning og granskinger, men også økt interesse for partsinnsyn. En generell merbevaring oppfattes også å være i tråd med ny arkivlov som vil ha større krav til bevaring av samfunnsdokumentasjon.

Uten å praktisere merbevaring kan også bevaringspåbudene i arkivforskrifta § 15 være vanskelig å oppfylle. Det gjelder spesielt krav om bevaring av presedenssaker og saker av prinsipiell karakter. Dersom en setter opp saksfelt (arkivdeler) med automatisk kassasjon i arkivsystemer, vil en ha utfordringer med å bevare presedenssaker eller prinsipielle saker innen disse saksfeltene. Det er ofte i ettertid en ser at behandling av en enkeltsak skal danne presedens eller blir definert som prinsipiell.  Dette er bakgrunnen for at det åpnes for kassasjon først ved overføring til arkivdepot. Arkivene vil da ha nådd en viss alder og det kan være enklere å se de store linjene.

Den gang arkiver ble skapt som papirarkiver var plasshensyn et viktig argument for kassasjon. Dette oppfattes i stor grad å være eliminert.

Når det gjelder personlovgivningen så kan den være ett argument for å kassere opplysninger, men det økte trykket på partsinnsyn i saksfelt avlevert til arkivdepot gjør at merbevaring som hovedregel vurderes som mest hensiktsmessig.